한글문서 작성시 유용한 단축키 모음

▶ 표 만들기 : ctrl + n, t

• ctrl 키를 누른 상태에서 n과 t를 차례대로 누르면 표 만들기 창이 뜬다. 공공기관에서 보고서를 만들면 단 한 페이지라도 반드시 표가 들어가기 때문에(^^), 표 만들기 메뉴는 활용도가 매우 높다. 따라서 단축키를 알아두면 작업시간을 줄이기에 좋다. ctrl+n, t를 누른 후 줄 개수 입력, tab키 누르고 칸 개수 입력한 후 enter를 누르면 마우스 움직임 없이 표 삽입이 가능하다.

▶ 모양(서식) 복사 : alt + c

• 정말정말 많이 쓰는 기능. 서식을 복사하고 싶은 글자에 커서를 위치시키고 alt+c를 누르면 '모양 복사' 창이 뜨는데, 그대로 enter를 누르면 글자 모양(폰트, 크기 등)이 그대로 복사된다. 이후에 해당 서식을 반영하고 싶은 글자들을 드래그해 선택하고 다시 alt+c를 누르면 서식이 바로 적용된다. 양식에 맞추어 뭔가를 작성해야 할 때 양식의 서식을 그대로 따와서 활용하기 위해 많이 쓰는 단축키이다. 표의 셀 속성, 테두리, 배경도 같은 방식으로 서식 복사해서 활용할 수 있다.

▶ 글자 모양 : alt + l, 문단 모양 : alt + t

• 일을 조금 더 편하게 하기 위해 외워두면 좋은 단축키이다. alt+l은 '글자 모양' 창을 띄우는 단축키로, 나 같은 경우 선택한 글자들의 장평과 자간을 조정할 때 주로 사용한다(폰트는 리본 메뉴에서 직접 바꿀 수 있다). 한글 작업을 하다 보면 장평, 자간을 조정해 분량을 조절해야 하는 순간이 온다. 그럴 때 단축키를 통해 조금씩 바꿔보면 업무가 훨씬 수월해진다. alt+t는 '문단 모양' 창을 띄우는 단축키로, 문단 위나 아래에 간격을 주고 싶을 때 주로 쓴다. 그밖에 정렬 방식이나 줄 간격 조절도 할 수 있지만, 이 또한 기본창 리본 메뉴에서 해결되므로 문단 위아래 간격 줄 때 빼고는 잘 쓰지 않는다고 봐도 된다.

▶ 자간 조절 : alt + shift + n (or) w

• 우리 회사 같은 공공기관에서는 정말정말정말 많이 쓰지만, 한글 작업을 많이 안 하는 사람에겐 생소할 단축키다. 자간을 조절하고 싶은 구간을 선택하고 alt와 shift를 동시에 누른 채 n을 누르면, n을 누르는 횟수만큼 점점 자간이 줄어드는 것을 확인할 수 있다(alt+l을 눌러 자간이 줄어든 것 확인 가능). 반대로 alt+shift+w를 누르면 누르는 횟수만큼 자간이 늘어난다.

이 단축키는 보고서를 예쁘게 보이기 위한 삽질에 주로 쓰인다. 보고서 줄이 어절 단위로 끊어졌으면 좋겠지만, 왼쪽 정렬을 하면 양쪽으로 꽉 차 보이지 않아서 위에서 마음에 안 들어하실 때(^^) 양쪽 정렬로 설정한 후 어절 단위로 끊어지지 않는 부분마다 일일이 자간을 조절해 억지로 맞추는 것이다. 정말 쓸데없어 보이지만^^;; 의외로 많이 쓰게 된다. 보고서 양을 극단적으로 줄여야 해서 한 줄이라도 줄여야 해 자간을 조절할 때도 이 단축키를 쓰면 편하다.

▶ 특수문자 삽입 : ctrl + f10

• ★□◎와 같이 보고서에 쓰이는 특수문자들을 삽입하는 '문자표' 창을 불러오는 단축키이다. 특수문자를 삽입할 때마다 메뉴의 입력→문자표를 클릭하는 게 번거롭기 때문에, 단축키를 외워두면 편하다. 문자표 창에서 원하는 문자를 찾을 때는 화살표(↓)와 page up, page down 키를 활용하는 것이 좋다.

▶ 페이지 여백 조정 : f7

• 이 단축키도 억지로 보고서 분량을 조절할 때 정말정말정말 많이 쓴다. 보통 기관마다 고정적으로 사용하는 문서 여백이 정해져 있긴 할 것이다(위아래 여백 ㅇㅇ, 왼쪽 오른쪽 여백 ㅇㅇ과 같이). 하지만 말도 안 되는 분량을 한 페이지에 구겨 넣어 오라는 지시를 받게 되면 결국은 위아래 여백을 조금씩 조금씩 줄여서 맞출 수밖에 없어진다. 그럴 때 계속 마우스로 메뉴를 클릭해서 조절하기보다는 간단히 f7을 눌러서 숫자를 좀 고쳐 보고, 한 장에 안 들어가면 다시 f7을 누르고.. 하는 게 훨씬 간편하다.

▶ 표 셀 크기 조정 : f5 (여러 셀 조정할 때는 f5 두 번 눌러서 선택), ctrl 누르고 화살표

• 아마 한글 프로그램을 사용하는 대부분의 사람들이 알고 있겠지만, 혹시나 하여 적어둔다. 한글은 워드와 달리 표를 굉장히 디테일하게 조정할 수 있는데, 단축키로 하면 더 편하다. 크기 조정할 셀에 커서를 둔 채로 f5를 누르면 한 개 셀이 선택되고, f5를 두 번 누른 뒤 화살표를 누르면 여러 개 셀을 선택할 수 있다. 그 상태에서 ctrl을 누르고 화살표를 누르면 위아래양옆 자유자재로 셀 크기를 조절할 수 있다.

▶ 반 칸 띄어쓰기 : alt + space

• 왜 그런지는 나도 모르지만(...), 한글에서 간격을 맞추다 보면 미묘하게 안 맞을 때가 있다. 한 칸 띄면 윗줄보다 너무 들여 쓰게 되고, 그렇다고 다시 backspace를 누르면 윗줄보다 튀어나오게 되는 경우가 있는 것이다(원인은 모르겠다;). 이럴 때, 꼼수로 alt를 누른 상태에서 space를 누르면 반 칸만 띄어쓰기가 되어 얼추 윗줄과 들여 쓰기를 맞출 수 있다. '이런 걸 언제 써?' 싶겠지만 놀랍게도 은근 많이 쓰인다.

▶ 문단 줄 맞추기 : shift + tab

먼저 키보드 커서를 확인하여 내가 줄을 맞추려고 하는 문단의 처음에 가져다 놓습니다.

그리고 스페이스 키를 눌러서 소제목 밑에 정렬할 문단의 시작점을 설정해 줍니다.

커서가 문단의 시작점에 있는 상태에서 키보드 SHIFT를 누른 상태에서 TAB을 눌러줍니다.

그러면 위 그림처럼 문단의 첫 위치를 기준으로 아래 문장들이 자동으로 줄이 맞춰지는 걸 확인할 수 있습니다.

▶표에서 맞추는 방법

    표에서 맞추는 방법은 위에서 배운 단축키인 Shift와 Tab을 누르기 전 Ctrl을 눌러주시면 됩니다. 

    바탕글에서 적용되던 SHIFT + TAB 단축키는 아예 인식이 되지 않지만 컨트롤을 누른 채 SHIFT + TAB을 누르면 한글 줄 맞춤이 진행된 걸 확인할 수 있습니다.

▶ 원페이지로 써야 하는데 내용은 너무 많아 → 행간, 여백(f7) 조정

• 일하다 보면, '한 장으로 정리해와'라는 지시를 많이 받게 된다. 그런데 재미있는 건, '한 장으로 정리해오되, 이 내용 이 내용 이 내용은 추가하고 표에는 이 내용 이 내용 넣어서 두 줄 추가해줘'와 같은 지시 또한 많이 받게 된다는 것이다. 내용은 늘리되 한 장에 구겨 넣어 오라고요?(그렇다고 내 마음대로 다른 내용 삭제해서 줄여가면 '내가 언제 그 내용 빼랬어?'란 말을 듣게 된다) 내가 무슨 마법사도 아니고, 깔끔한 듯 화려하게 해 주세요 라는 말을 들은 디자이너처럼 맥없이 모니터만 노려보게 된다.

이와 같은 지시를 듣고 힘이 빠질 때면 어쩔 수 없다. 꼼수를 써야 한다. 먼저 alt+T로 '문단모양' 메뉴를 눌러 줄 간격 %를 조정해(기본 160%지만, 보통 140%까지는 줄여도 크게 이상하지는 않다) 두 장에 들어갈 내용을 한 장에 넣어 본다. 표에서는 f5를 눌러 셀을 선택하고 ctrl+↑를 눌러 셀 크기를 한없이 줄여 본다. 마지막으로 이 모든 것을 해도 아슬아슬하게 한 장을 넘기게 되면 f7을 눌러 '편집용지' 창을 띄우고, 용지 여백을 조정해 강제로 한 장에 구겨 넣는다. 이때 위아래보다는 왼쪽 오른쪽을 먼저 줄이는 것이 인쇄했을 때 조금이라도 덜 어색하다.

▶ '쪽 번호'가 이상해 → 조판부호 보기, '새 쪽 번호' 없는지 확인

• 50페이지가 넘어가는 보고서를 쓸 때 옆자리 선배님들이 제일 많이 물어보는 질문 중 하나. 'ㅇㅇ씨, 이거 쪽번호가 꼬여서 이상한데 어떻게 해야 되는지 알아?' 그럼 난 선배님들 문서를 보지도 않고 이렇게 답한다. '그거 조판부호 한 번 봐보세요!' 그러면 100에 90은 '와 대박! 고마워'란 회신을 들을 수 있다.

여러 명이 작성해서 취합하는 보고서를 작성하다 보면, 누군가는 자기 기준으로 쪽번호를 맞추기 위해 '쪽→새 번호로 시작'을 누르게 된다. 그러면 한글 프로그램은 '새 번호로 시작' 메뉴를 입력했을 때 커서가 있는 쪽을 기준으로 다시 1페이지부터 페이지 번호를 매긴다. 이 '새 번호로 시작'이 여러 쪽에서 여러 번 입력되면 한글은 1페이지부터 무한 반복을 하게 되는데, 나중에 취합하는 사람이 이 무한히 들어가 있는 '새 번호로 시작'의 존재를 모르면 쪽번호가 꼬여 고생하기도 한다. 이럴 때는 '보기→조판부호'를 활성화하면, 각 페이지에 들어가 있는 [새 쪽 번호]라는 주황색 글씨를 발견할 수 있다. 이걸 선택하고 지워주면 꼬여있는 쪽 번호를 정리할 수 있다.

▶ 표/그림 정렬이 안 돼 → '글자처럼 취급' 설정

• 한글 프로그램에서 표나 그림을 삽입했는데 혼자 정렬 기준에 맞게 나오지 않고 글 중간에 이상하게 삽입되어 당황하는 경우가 있을 것이다. 이럴 때는 표나 그림을 더블클릭, '글자처럼 취급'을 체크하면 한글이 개체를 글자로 인식해 가운데 정렬 등 글자에 적용된 서식이 같이 적용된다.

▶ 표를 두 장에 나눠 넣고 싶어→ '글자처럼 취급' 해제, 나눔 or 셀 단위로 나눔 클릭

• 그런데 표에 '글자처럼 취급'을 설정하면, 표가 길어져 다음 장으로 넘어가야 할 때에도 화면 밖으로 나가 버리기만 하고 좀처럼 다음 장으로 넘어가지 않는다. 이럴 때는 '글자처럼 취급'을 해제해야 다음 장으로 넘길 수 있다(다른 방법이 있다면 제발 알려주세요). 혹시 같은 셀은 한 장에 표시되게 하고 싶을 경우에는, 표를 더블클릭해 '표/셀 속성' 메뉴의 '표' 탭 쪽 경계에서 '셀 단위로 나눔'을 클릭하면 된다.

▶ pdf 형식으로 저장하고 싶어 → 'pdf로 저장'

• 한글 파일을 pdf로 저장하고 싶을 경우, 인쇄를 통해 pdf로 저장하는 방법도 있지만 저장버튼 옆의 화살표를 눌러 'PDF로 저장하기'를 통해 저장하면 보다 깔끔한 파일로 저장할 수 있다. 다만 '인쇄'에서 '모아 찍기'로 설정되어 있을 경우 pdf 한 페이지에 여러 장이 보이게 저장된다. 이럴 때에는 '인쇄→인쇄방식을 기본 인쇄로 변경→미리보기'를 눌러 한 페이지에 한 장이 들어가는 형태로 바꿔놓은 후 pdf로 저장하면 인쇄 낭비를 하지 않고 설정을 변경해 저장할 수 있다.

▶ 양식 수정한 다음에 수정한 부분이 어딘지 표시해놓고 싶어 → '메모' 활용

• 여러 명이 양식 파일을 수정하고 한 명이 취합하는 경우, 각 작성자가 작성할 부분이 정확히 정해져 있지 않고 여러 명이 아무 곳이나 편집할 수 있는 경우 자신이 수정한 곳을 체크해줘야 취합자가 조금이라도 덜 고생할 수 있다. 보통 글자 색을 변경해주는 경우가 많지만, 만약 페이지 수가 많을 경우 어디 글자 색이 변경되었는지 확인하는 것도 일이기에.. 보다 쉽게 찾을 수 있도록 메모를 달아주면 좋다. 내가 수정한 곳을 드래그해 선택하고, 마우스 오른쪽 버튼 클릭→'새 메모'를 클릭하면 해당 위치에 메모를 작성해 놓을 수 있다. 나중에 취합자는 메모가 있는 곳만 찾아 합치고, 메모는 삭제하면 된다.